Un Conseil d’Administration Collégial
Notre dernier président Dza 1er
Quelques heures avant sa destitution
La gouvernance de l’association est assurée par un conseil d’administration collégial. Il est l’unique instance décisionnelle de l’association :
Il assure la conduite collective des projets en cours et met en place les nouvelles orientations et actions prévues.
Il se réunit autant de fois que nécessaire. Il y a 6 pôles d’activités : Production/diffusion, Événement, Trésorerie, Administration, Communication, Ateliers
Les Commissions
Pour mener à bien le festival, 9 commissions se partagent les tâches à accomplir : Administration, Bar/Restauration, Communication, Décoration, Entrées/Bénévolat, Programmation, Technique, Travaux, Sécurité
Administration – Responsable : Fabian Moritz
• Réalise la plaquette de présentation du festival
• Monte les dossiers de demandes de subventions (avec le trésorier au début, puis la programmation )
• Assure tout le secrétariat inhérent à la commission.
• Gère les retours presse avec la com communication.
• Dossier Sécurité & demandes administratives
• Stationnement mairie & département.
• Extincteurs, approbation électrique.
• Autorisation festival,
• Sécurité interne (agents de sécurité, talkie walkie, secouristes, plan d’évacuation)
• Autorisation buvette
• Gère les dossiers d’assurance des organisateurs et bénévoles
• Se tient informé sur les contrôles sanitaires
Restauration – Responsables : Hervé Guillarme et François Vignon
• Établit les menus et le budget matières premières.
• Recherche les fournisseurs, établit la liste des achats .
• Évalue ses besoins en bénévoles, matériel, infrastructures .
• À sa charge de trouver ces moyens.
• Fait établir les devis pour la location du véhicule frigo . Est décisionnaire sur le choix de celui-ci.
• Organise et met en place la gestion de l’espace lave vaisselle, en prévoyant le nb de bénévoles dédiés à cette tâche.
• Gère le retour des invendus.
• Assure le catering des artistes (approvisionnement des loges par les responsables scène).
Communication – Responsable : Serge Sang
• Responsable de la communication de l’association
• Gère le carnet d’adresses et les mailings
• Gère la communication des diverses activités (chorale, école de cirque…) sur tous supports
• Administre la communication informatique (site internet, page facebook)
• Gère les documents de communication avant le festival (affiches, flyers, presse, radio)
• Elabore les dossiers de presse avant et après le festival
• Référence les lieux de panneautage et établit un plan précis
• Référence les lieux pour l’affichage et pour la distribution des flyers. Planifie et organise la distribution
Déco – Responsable : Fleur Fellot
• Définit un thème pour le festival, en cohérence avec notre charte.
• Établit un plan précis des espaces décorés en relation avec la scénographie
• Organise la récup des éléments et du matériel nécessaire, établit une liste des achats le cas échéant et soumet un budget au CA.
• Planifie les réunions de préparation et les « week-end déco » (journées de réalisation) en liaison avec la comm travaux.
• Evalue les besoins en bénévoles, les recrute, et leur fournit un planning d’action
Entrées/Bénévoles – Responsable : Jennifer Neel
• Etablit les plannings bénévoles
• Gère les invitations
• Fabrique les pass, tickets bouffe, plumes
• Gère le planning des artistes et leurs invités
• Prévoit l’hébergement et restauration des artistes
Mômes
• Etablit le type d’activités à proposer
• Liste le matériel nécessaire et prévoit un budget
Programmation – Responsable : Nadera Berremili
• Recherche les troupes, groupes, ateliers, création ou résidence d’artistes
• Organise les réunions avec la scénographie
• Gère les contrats des artistes
• Élabore les flyers avec la com comm
Technique – Responsable : Laurent Fellot
• Gestion du son et de la lumière
• Fait établir les devis
• Organise les déchargements
• Organise les changements de plateau
• Travaille en étroite relation avec la Prog
Travaux – Responsable : Loïc Alexandre
• Etablit le planning des travaux sur les prés
• Intègre dans le planning les transports divers (scène, groupe électro, barnums, etc)
• Prévoit le nombre de bénévoles nécessaires
• Prévoit leur accueil sur les prés pendant les we travaux , leur répartition sur les différentes zones, et transmet leur nb à la comm bouffe
• Nomme un responsable de l’organisation des parkings et camping
• Gère tout ce qui concerne l’électricité